省司法厅关于进一步规范涉外公证执业秩序严格执行公证受理程序规定的意见

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　苏司通〔2009〕88号  2009年7月13日

各市司法局：

　　近几年来，我省个别地区的一些公证机构，在办理涉外公证业务的过程中，迁就当地部分从事涉外劳务、留学、婚姻、收养、旅游等业务的中介服务机构的需求，违反有关公证委托程序和公证执业管理的相关规定，批量受理部分公证申请，致使相应的审查、核实工作要求难以落实，也给少数违规中介机构和不法人员以可乘之机，极易引发公证质量问题和纠纷。最近，南京市钟山公证处所发生的严重的涉外公证质量事件，也与上述违规受理的业务模式密切相关。目前，违反公证受理程序和公证执业秩序办理涉外公证事项问题，已引起了省外事认证等部门的关注和质疑，并对全省公证工作的统一性、公信力构成了严重威胁。

　　为此，现就进一步规范全省涉外公证执业秩序，规范与有关涉外中介服务机构工作关系，严格执行公证受理程序问题，提出以下工作意见：

　　一、严格执行公证受理程序规定，切实履行对公证事项和材料的审查、核实义务。

　　公证机构办理涉外公证业务，应严格执行《公证法》、《公证程序规则》有关公证申请与受理的程序规定，同时，也应符合有关公证执业秩序管理的基本要求。公证机构受理公证事项，应同时符合《公证程序规则》第十九条所规定的四项条件。涉外公证的申请人可以根据《公证法》第二十六条的规定，委托异地的有关中介服务机构申办公证，但收到申请的公证机构，应根据申请人而非受托人的相关情形，审查其是否符合《公证法》第二十五条的规定。对省内有关中介服务机构代理的住所地、经常居住地位于省外的申请人的公证申请，公证机构一律不得受理。特定情形下，对住所地、经常居住地位于省内其他地区的申请人直接提出或委托省内有关中介服务机构代理的公证申请，公证机构可以受理，但必须先经过有关省辖市司法行政机关的严格审定。

　　公证机构受理有关涉外公证申请后，应严格按照公证程序规定对公证事项和申请人提供的证明材料履行审查、核实的义务，严禁减、省核查程序，严禁以对有关中介服务机构所开展的工作联系取代对申请人本人的必要询问和审查。

　　二、试行特定条件下省内跨执业区域受理涉外公证事项的报审制度，严格把握有关受理的条件和程序。

　　《公证法》第二十五条有关自然人、法人或其他组织根据特定情形选择公证机构提出公证申请的一般性规定，并未限制申请人在特定情形下，自主选择其他公证机构提出申请。对于不符合该项规定的公证申请，根据公证执业管理的规定，公证机构不得跨执业区域受理，应当及时告知其向符合受理条件的公证机构申办，符合受理条件的公证机构应当受理。但出现以下特定情形时，可不受此项规定限制：（1）收到申请的公证机构及其公证人员暂不具备办理涉外公证事项的行业限定条件；（2）因重大自然灾害、突发性事件，收到申请的公证机构无法及时办理；（3）出现不可抗力因素，收到申请的公证机构无力及时办理；（4）收到申请的公证机构向有关单位、个人调查情况、核实材料严重困难。

　　公证机构接到有关涉外公证申请，因出现上述特定情形无法受理的，在报经所在地区省辖市司法行政机关审查同意后，可不予受理，但应及时向申请人及其代理人说明情况。根据申请人及其代理人的办证需求，上述省辖市司法行政机关可指定本地区其他公证机构受理其公证申请，也可移交省内其他省辖市司法行政机关指定本地区有关公证机构受理。

　　三、加强对涉外公证业务活动的监督、指导，进一步完善制度、落实措施，切实规范涉外公证执业秩序。

　　各地司法行政机关、公证协会应切实履行《公证法》赋予的工作职责，加强对涉外公证业务的监督、指导，督促公证机构进一步强化、优化对涉外业务流程和质量的控制，着力规范公证受理行为，严格执行有关公证执业区域规定；着力规范公证机构与有关涉外中介服务机构的工作关系，迅速扭转违规的业务模式。

　　各地应严格按照本《意见》的要求，结合实际，进一步建立、健全相关工作制度，落实工作措施，集中组织专项的工作检查和整治，对严重违反公证执业管理规定和公证受理程序，跨执业区域受理涉外公证业务的，应及时制止并责令改正，情节严重的，应给予相应的行业处分。

　　为进一步推动此项工作的开展，省厅将加大督查、指导力度，并在年内组织的全省公证质量巡查活动中，增加有关检查项目，适时地予以督促、指导，并在全省通报有关情况。

　　各地在执行本《意见》过程中遇到的问题，请及时报告省厅。